Ein Montagmorgen im März, der Wecker klingelt, es ist soweit: Raus aus den Federn, ab in die Dusche und zurück ins Schlafzimmer, wo ich leicht nervös am Schreibtischstuhl sitze und darauf warte meinen ersten Arbeitstag zu starten.
Um 9:00 Uhr geht’s dann los – mit Zoom, unserem neuen Lieblingswegbegleiter, der vor einigen Wochen noch für viele von uns unbekannt war und heute nicht mehr wegzudenken ist. Die Vorstellrunde hat begonnen, und anstatt einer Rundführung durchs Büro und freundlichem Händeschütteln mit den neuen KollegInnen, wird fröhlich in die Webcam gewunken. Denn, wie viele wahrscheinlich schon erahnen können, ist es ein Montagmorgen im März 2020, in dem Corona und Homeoffice den Alltag bestimmen.
Zugegeben, die Vorstellung, virtuell in einem neuen Unternehmen anzufangen, war anfangs ein wenig beängstigend. Wie kann eine Übergabe rein online stattfinden? Werde ich mich mit den Abläufen zurechtfinden? Und wie funktioniert überhaupt die ganze Kommunikation innerhalb des Teams?
Nun sind knapp vier Wochen vergangen und die einzigen Fragen, die ich mir heute stelle sind: Wie hat mein Leben ohne Zoom überhaupt ausgeschaut? Gibt es ein Leben ohne Zoom? Ach, insgeheim werden wir wahrscheinlich alle unsere täglichen 9 Uhr Morning-Zoom Meetings vermissen… oder so!
Jedenfalls muss ich sagen, dass ich doch sehr positiv überrascht bin, wie gut so ein virtuelles Onboarding eigentlich funktioniert. Man munkelt sogar, dass die Kommunikation innerhalb der Agentur, dank Online Projektmanagementtools, wie Mondays, noch transparenter abläuft als davor 😉. So aber jetzt kommen wir mal zum Punkt: Wie funktioniert das jetzt wirklich alles in der Praxis? (Anmerkung: Ich sitze natürlich gerade zuhause im Wohnzimmer, während ich diesen Erfahrungsbericht schreibe und „vom Wesentlichen abschweifen“ ist leider wirklich ein negativer Aspekt, den Homeoffice mit sich bringt 😉)
Teams, Zoom, Skype & Co. – a never ending love story (ok… hopefully ending soon)
Auch wenn Homeoffice mit Sicherheit nicht immer einfach ist, müssen wir uns vor Augen führen, wie es wohl gewesen wäre, so eine Situation im Jahr 2000 zu meistern. Zum Glück gibt es mittlerweile eine riesige Anzahl an diversen Tools, die einen wesentlichen Teil dazu beitragen, dass so etwas überhaupt funktionieren kann. Neben unserem täglichen Morning-Zoom-Meeting, hatte ich so noch viele weitere Übergaben über Teams & Co. und bin seither größter Fan der Funktion „Bildschirmübertragung“. Dieser habe ich vor meinem Online-Onboarding eindeutig zu wenig Anerkennung geschenkt. Nun gebührt ihr mein voller Respekt, da ich dadurch in den ersten Tagen einen super guten Überblick über die Ordnerstruktur und internen Abläufe gewinnen konnte. Im Endeffekt war das gar nicht so viel anders als bei „offline“ Einschulungen.
Natürlich habe ich nicht nur das Team virtuell kennengelernt, sondern auch die Kunden, die ich betreue. Auch das hat von Anfang an gut geklappt, da man ja generell nicht immer die Kunden von Beginn an persönlich kennenlernt. Man sieht also: gar nicht so viel anders als bei einer „normalen“ Übergabe.
It’s Mondays, I am in love
Nicht nur die Bildschirmübertragungsfunktion wurde von mir in Pre-Corona Zeiten zu wenig wertgeschätzt, auch Online-Projektmanagementtools habe ich eher mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Meine Meinung hat sich um 180° gedreht, weshalb seither der 90er Jahre Hit von „The Cure“ „Friday I am in love“ in abgeänderter Version nicht mehr aus meinem Kopf geht. Okay, vielleicht etwas übertrieben, ich hatte gerade generell einen Ohrwurm von diesem Lied (Noch ein Vorteil vom Homeoffice: Du kannst 10x dieselben Songs hintereinander hören, ohne deine KollegInnen damit zu belästigen. Da gibt es auch hier eine sehr schöne MediaBrothers Quarantäne Spotify-Playlist. Jedenfalls bin ich mittlerweile ein großer Fan unseres Projektmanagementtools „Mondays“ und kann das nur weiterempfehlen. Zu den angelegten Projekten, werden einzelne Tasks vergeben inklusive Stichtag, Wichtigkeit und zuständige Person. Dadurch bewahre nicht nur ich einen Überblick über alle meine „To-do’s“, sondern sehe auch woran alle anderen gerade arbeiten. Das ist meiner Meinung nach vor allem in der Anfangsphase, in der ich gerade noch bin, ein riesiger Vorteil, da ich einen Einblick in Projekte bekommen kann, für die ich nicht zuständig bin. Außerdem werden durch tägliche Updates am Ende des Arbeitstages die nächsten Arbeitsschritte definiert und sind so für das ganze Team nachvollziehbar und nachlesbar.
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Um zu einem Ende zu kommen, zusammenfassend noch drei Dinge, die mir sehr bei der Online-Einschulung geholfen haben:
- Team(s)spirit: Bevor man ewig lange E-Mails hin- und herschreibt, bei denen sich am Ende niemand mehr auskennt, vereinbart man ganz einfach einen Teams-Videocall. Dieser ist meist nicht nur effizienter, sondern gibt dem ganzen dann doch einen viel persönlicheren Touch 😉. Mittlerweile vergesse ich sogar des Öfteren, dass ich den Großteil des Teams noch nie in „echt“ gesehen habe.
- Mondays: Wie oben bereits erwähnt, bin ich neuerdings größter Fan von Projektmanagement-Tools und kann dieses wärmstens empfehlen. Mir hat es vor allem auch dabei geholfen „das große Ganze“ besser zu verstehen, gerade in so einer Zeit, in der man nicht im Büro sitzt. Denn so hat man die Möglichkeit zu sehen, was bei seinen KollegInnen gerade passiert.
- Tagesstruktur: Als Langschläferin fällt es mir generell nicht leicht, morgens aus eigener Motivation heraus aufzustehen. Noch schwieriger kann sich sowas in Zeiten von Homeoffice gestalten. Deshalb bin ich für unser 9.00 Uhr Jour Fixe via Zoom sehr dankbar. Einerseits ist ein täglicher Austausch, speziell am Anfang, sehr hilfreich, um einen Überblick zu bewahren und offene Fragen zu klären, andererseits gibt es dadurch eine Struktur im Arbeitsalltag, was in der aktuellen Ausnahmesituation sehr wichtig ist.
So, jetzt bleibt nur noch abzuwarten, wann die Zeit kommen wird, in der wir uns nicht mehr fragen müssen, ob wir uns in Teams oder Zoom treffen, sondern endlich alles bei einer Tasse Kaffee persönlich besprechen können. Denn auch, wenn ich finde, dass das virtuelle Onboarding sehr gut funktioniert, freue ich mich mittlerweile doch schon sehr drauf alle meine KollegInnen persönlich kennenzulernen 😊.
